Del comentario a la acción: mejorar la comunicación y la participación en nuestro cantón.
Por Kevin Fernandez.
Las redes sociales se han convertido en un espacio importante para expresar opiniones, comunicar problemas y proponer mejoras para nuestras comunidades. Sin embargo, antes de realizar un comentario sobre una situación que afecta el lugar donde vivimos, también es importante investigar quiénes son las personas, organizaciones o instituciones que tienen la posibilidad de atenderla.
Esto no significa dejar de utilizar las redes sociales. Estos espacios pueden ser importantes para visibilizar necesidades, conocer diferentes opiniones y generar conversaciones. El problema aparece cuando creemos que publicar una situación necesariamente equivale a haberla presentado ante la instancia que puede tramitarla o resolverla.
Un cantón se construye con democracia, diálogo y participación. Para ello, también debemos fortalecer los canales que permiten que las necesidades y propuestas de los habitantes lleguen de manera adecuada a las instancias correspondientes.
Cuando desconocemos el instrumento o procedimiento adecuado
Existe otro aspecto sobre el cual considero importante reflexionar.
En ocasiones sabemos qué queremos solicitar, pero desconocemos cómo debemos solicitarlo.
Una persona puede tener una excelente propuesta para su comunidad y desconocer si debe presentar una solicitud, una carta, una petición, una moción, una iniciativa, una denuncia, un reporte, un recurso, un proyecto u otro instrumento disponible.
Incluso podría conocer el instrumento, pero desconocer cómo utilizarlo correctamente.
Por esta razón, cuando no sabemos cuál mecanismo corresponde, una buena práctica sería consultar antes de presentar la gestión:
¿Cuál es el instrumento adecuado para esta necesidad?
¿Quién tiene competencia para recibirlo o resolverlo?
¿Existe un procedimiento establecido?
¿Qué información debe contener?
¿Existe un formulario, reglamento, plazo o requisito que deba conocer?
¿Cómo puedo darle seguimiento después de presentarlo?
Preguntar antes de presentar una propuesta no disminuye la participación ciudadana. Por el contrario, puede aumentar las posibilidades de que una buena idea sea analizada por las personas que realmente tienen la competencia para hacerlo.
Una buena idea también necesita una formulación adecuada
Podemos encontrar ejemplos de esta situación en diferentes organizaciones.
Supongamos que una persona participa en una asamblea y desea presentar una moción para mejorar la comunicación de la organización.
Una formulación poco clara podría indicar:
“Moción: Se solicita mejorar la comunicación porque actualmente no funciona bien y las personas deberían recibir más información”.
Aunque existe una preocupación legítima, aparecen varias preguntas: ¿qué se solicita concretamente?, ¿qué significa “mejorar”?, ¿quién debería ejecutar la acción?, ¿qué información debería comunicarse?, ¿por cuál medio?, ¿se encuentra la decisión dentro de las competencias de la asamblea?
Una formulación más clara podría ser:
“Moción: Se propone solicitar al órgano competente que analice la viabilidad de establecer un boletín informativo digital mensual, mediante los canales institucionales disponibles, que comunique actividades, acuerdos de interés general, oportunidades y próximos eventos. En caso de aprobarse la propuesta, se solicita definir la unidad responsable de su administración y presentar el mecanismo de implementación correspondiente”.
La diferencia no se encuentra solamente en escribir más.
La segunda propuesta identifica una acción, establece un objetivo, evita asumir competencias que podrían corresponder a otro órgano y permite determinar con mayor facilidad qué se está solicitando.
Aun así, una moción bien redactada podría no ser el instrumento adecuado para determinado asunto. Por eso, antes de utilizar cualquier mecanismo, también es necesario conocer las reglas de la organización y las competencias de la instancia ante la cual se presenta.
Este ejemplo permite comprender una situación que puede ocurrir en muchos espacios: una buena idea puede perder posibilidades de avanzar cuando desconocemos el instrumento, el procedimiento, la competencia o la manera correcta de formularla.
¿A quién podemos acercarnos en nuestro cantón?
Este mismo principio puede aplicarse a la participación ciudadana.
No todas las necesidades corresponden a la misma persona o dependencia. Por eso es importante conocer, al menos de manera general, las funciones de quienes participan en el gobierno y desarrollo local.
Por ejemplo, los síndicos representan a sus respectivos distritos ante el Concejo Municipal. Por esta razón, pueden convertirse en un punto importante de acercamiento cuando una persona desea comunicar una necesidad relacionada con su distrito y no sabe inicialmente cómo canalizarla.
Una consulta podría ser tan sencilla como:
“En nuestra comunidad tenemos la siguiente situación: [explicación]. No conocemos cuál es el mecanismo adecuado para presentarla. ¿Nos podría orientar sobre si corresponde al Concejo de Distrito, a un departamento municipal o a otra instancia, y cuál sería el procedimiento recomendado?”
Los regidores, por su parte, integran el Concejo Municipal y participan en las decisiones que corresponden legalmente a este órgano.
Cuando una persona considera que existe una propuesta de interés cantonal, pero desconoce si corresponde al Concejo Municipal, podría consultar:
“Tenemos una propuesta relacionada con [tema]. Antes de presentarla formalmente, queremos conocer si este asunto se encuentra dentro de las competencias del Concejo Municipal y cuál es el mecanismo establecido para hacerlo llegar a la instancia correspondiente”.
El objetivo inicial no tiene que ser exigir inmediatamente una solución. En algunos casos, el primer paso puede ser simplemente pedir orientación para encontrar el camino correcto.
La comunicación debe funcionar en ambas direcciones
Sin embargo, esta responsabilidad no puede recaer únicamente sobre los habitantes.
También es necesario preguntarnos si las instituciones, representantes y organizaciones están explicando suficientemente bien cuáles son sus funciones y cómo puede acercarse la ciudadanía.
¿Sabemos quién representa nuestro distrito?
¿Conocemos las funciones de un síndico y un regidor?
¿Sabemos qué asuntos corresponden al Concejo Municipal?
¿Es sencillo identificar el departamento municipal responsable de determinado servicio?
¿Existen guías claras para presentar solicitudes y propuestas?
¿Sabemos dónde consultar el estado de una gestión?
Estas preguntas permiten transformar una discusión basada únicamente en señalar problemas en una conversación orientada hacia la mejora de los procesos de comunicación.
Deberíamos preguntarnos dónde está fallando la comunicación
Cuando una necesidad o propuesta no llega a ser atendida, pueden existir diferentes causas.
Es posible que se esté fallando en la forma, fondo, tono, momento, medio, instrumento, procedimiento o instancia seleccionada.
Pero también puede existir una oportunidad de mejora institucional si los procedimientos son difíciles de encontrar, las competencias no están claramente explicadas o los ciudadanos desconocen dónde obtener orientación.
Por eso considero importante reflexionar sobre cómo está funcionando la comunicación entre los diferentes actores relacionados con la Municipalidad, los habitantes, los representantes comunales, las organizaciones y quienes tienen la responsabilidad de comunicar información.
Una posible guía ciudadana
Mi recomendación es que líderes comunales, medios de comunicación, síndicos, regidores, Concejos de Distrito, departamentos municipales, organizaciones juveniles y otras organizaciones locales fortalezcan su comunicación y acerquen esta información a la ciudadanía.
Incluso podría desarrollarse una guía sencilla denominada:
“Tengo una necesidad o una propuesta para mi cantón: ¿qué debo hacer?”
Esta guía podría orientar a la persona mediante unos pasos básicos:
1. Definir la situación.
¿Qué está sucediendo y a quién afecta?
2. Determinar el alcance.
¿Es una situación de una comunidad, de un distrito o de interés cantonal?
3. Identificar la competencia.
¿Qué institución, representante, departamento u organización podría atenderla?
4. Identificar el instrumento.
¿Se necesita una solicitud, formulario, reporte, carta, propuesta, moción u otro mecanismo?
5. Consultar cómo utilizarlo.
¿Cuáles son sus requisitos y cómo debe formularse?
6. Presentar información clara.
Explicar el problema, ubicación, antecedentes, personas afectadas, evidencias disponibles y posible propuesta de mejora.
7. Utilizar los canales correspondientes.
Las redes sociales pueden contribuir a visibilizar el problema, pero no necesariamente sustituyen los mecanismos formales cuando estos son requeridos.
8. Dar seguimiento.
Conservar correos, números de trámite, documentos, respuestas u otros elementos que permitan conocer posteriormente qué ocurrió.
Del comentario a la construcción conjunta
Las redes sociales pueden ser el lugar donde comienza una conversación, pero no necesariamente deben ser el lugar donde termina.
Una publicación puede convertirse en una pregunta. Una pregunta puede llevarnos hasta la persona adecuada. Esa persona puede ayudarnos a identificar el procedimiento correspondiente. Y una propuesta correctamente canalizada puede tener mayores posibilidades de convertirse en una acción.
Por eso, antes de preguntarnos solamente:
“¿Por qué nadie hace nada?”
También podríamos preguntarnos:
¿Quién tiene competencia sobre esta situación?
¿Conozco el instrumento que debo utilizar?
¿Sé cómo utilizarlo?
¿Estoy utilizando el canal adecuado?
¿Mi solicitud explica claramente el problema y lo que estoy proponiendo?
¿Consulté antes de asumir que determinada persona debía resolverlo?
¿Existe una forma de darle seguimiento?
Y desde las instituciones también debería existir otra pregunta:
¿Estamos haciendo suficientemente sencillo para la ciudadanía comprender cómo participar?
Un cantón se construye con democracia, diálogo, educación, participación y comunicación.
No se trata solamente de comunicar más, sino de comunicar mejor.
Debemos avanzar hacia una cultura en la que los habitantes conozcan a quién acudir, los representantes expliquen claramente sus funciones, las instituciones faciliten sus procedimientos y quienes comunican ayuden a conectar las necesidades de las comunidades con las instancias que pueden atenderlas.
Pasemos del comentario a la consulta, de la consulta al canal adecuado y del canal adecuado a una participación ciudadana informada, respetuosa y constructiva.
